Atividade 1: Relato da visita ao ACE, respondendo às perguntas da atividade.

Atividade 1: Relato da visita ao ACE, respondendo às perguntas da atividade:

1 – Quais as espécies documentais existentes no ACE? (das espécies encontradas, destacar 3).

R - Relatório, processo, projeto, resolução, caderno, monografia, dissertação e tese, proposta, programa, portaria, edital, ata, registro, dossiê, manual, requerimento de alguma coisa.

- PROCESSO DE COMPRA

- RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DO ACE

- ATA DE CRIAÇÃO DE COMISSÕES

2 – Quais as correspondentes funções de tais espécies?

R - PROCESSO DE COMPRA: Comprovar a compra de material e registrar aprovação de contas da universidade.

- RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DO ACE: Registrar as principais atividades executadas pelo Arquivo Central (ACE) ao longo do ano.

- ATA DE CRIAÇÃO DE COMISSÕES: Registrar a criação de comissões.

3 – Quais os tipos documentais existentes no ACE?

R - PROCESSO DE COMPRA para comprovar aquisição de material e para registrar aprovação de contas da universidade.

- RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DO ACE para comprovar as principais atividades executadas pelo Arquivo Central (ACE) ao longo do ano.

- ATA DE CRIAÇÃO DE COMISSÕES para comprovar o registro de criação de comissões.

4 – Relacione as séries documentais do arquivo do ACE com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das 3 idades.

ESPÉCIES	PRAZOS DE GUARDA		DESTINAÇÃO FINAL
	CORRENTE	INTERMEDIÁRIO
PROCESSO DE COMPRA	Até aprovação das contas	5 anos a contar da aprovação das contas	Guarda permanente
RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DO ACE	5 anos	9 anos	Eliminação
ATA DE CRIAÇÃO DE COMISSÕES	4 anos	5 anos	Guarda permanente

5 – Sugira um plano de classificação para os documentos do ACE?

R- Com a resolução n.º 14 do CONARQ consolidada e utilizada como modelo por diversas instituições, o ACE poderia também seguir o mesmo modelo fazendo as devidas modificações para atender à organicidade hierárquica da instituição.

6 – Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no ACE?

R- De acordo com as informações obtidas durante a atividade, foi identificada a necessidade de uma padronização dos processos com o objetivo de prevenir possíveis equívocos na realização das atividades do ACE. Já foram iniciadas algumas ações, como a criação de manuais visando esta padronização para que haja melhoria na análise de desempenho nos processos de responsabilização e otimização.