Os
Arquivistas de Madrid usam um modelo de descrição de um tipo documental que se
adequa às necessidades dos arquivos, de forma mais abrangente e
consequentemente mais complexa. A abordagem é bem mais ampla, pois
especificam não só a espécie e função, mas traz informações de trâmite, código
de classificação, legislação, dentre outros.
Já Lopez trabalha com um modelo
mais objetivo, fazendo a análise da particularidade da informação básica (forma,
formato e dimensões, suporte, gênero e a denominação do documento). Tem como
objetivo demonstrar as principais características dentro da tipologia mínima. O
Foco principal é a série documental e suas subdivisões.
Ruipérez mostra vários modelos e os
diversos tipos de propostas. Para ele, os documentos devem seguir uma “vigência
cronológica de la serie” o que destaca os diversos modelos e determina sua
estrutura cronológica.
Vejamos
alguns exemplos. Os Documentos analisados serão:
ü Contrato de
Prestação de Serviços (Firmado entre Cacharq e empresa de publicidade para aquisição
de rótulo de cachaça)
ü Projeto de
Elaboração
ü Nota Fiscal
CONTRATO:
Mariano
Ruipérez:
ANÁLISE
TIPOLÓGICA: Contrato de Prestação de Serviços.
DENOMINAÇÃO:
contrato – serviço de propagada.
DEFINIÇÃO:
O contrato de prestação de serviços é um acordo firmado entre uma empresa ou um
profissional autônomo e o contratante que está recebendo tais serviços.
CARACTERES
EXTERNOS:
•
GÊNERO: Textual
•
FORMATO: Folha Avulsa
•
SUPORTE: Papel
•
FORMA: Original
PRODUTOR:
SERVIÇOS DE PUBLICIDADE E PROPAGADA.
DESTINAÇÃO
- JOSÉ OLIMPIO DE JESUS (Gerente de Mídia): elabora o planejamento de mídia
estabelece no contrato, de modo a atingir melhor cobertura e frequência com o
mínimo de gastos ao público-alvo esperado.
LEGISLAÇÃO:
à Lei 4 680, que regula a profissão. Segundo o artigo 5º da lei "Considera-se
propaganda qualquer forma remunerada de difusão de ideias, mercadorias,
produtos ou serviços, por parte de um anunciante identificado". Já o
artigo 7º da lei diz: "Os serviços de propaganda serão prestados pela Agência
mediante contratação, verbal ou escrita, de honorários e reembolso das despesas
previamente autorizadas (revogado pelo Decreto nº 2 262 de 26/06/97)”. A ideia
utilizada na propaganda é, presumidamente, da Agência, não podendo ser
explorada por outrem, sem que aquela, pela exploração, receba a remuneração
justa, ressalvando o disposto no Art. 454, da Consolidação das Leis do Trabalho.
TRAMITAÇÃO
- PRODUÇÃO DO DOCUMENTO PARA FORMALIZAÇÃO DO ACORDO E DO ORÇAMENTO:
assinaturas em duas vias com rúbrica em todas as páginas, tanto o contratante
como o contratado deslocaram-se até ao cartório para registrar o documento.
CONTEÚDO:
O presente Contrato tem como objeto a prestação pela CONTRATADA à CONTRATANTE,
de qualquer dos seguintes serviços, nas áreas de propaganda, promoção,
merchandising e eventos como a criação e execução de peças/campanhas de
comunicação para qualquer mídia de massa e/ou dirigida, bem como distribuição
direta.
FUNÇÃO: fazer
uma negociação estabelecida com o cliente, entregar ao cliente um serviço à
altura é o dever determinado para o contratado.
LOPEZ
Fundo:
Agência de publicidade
Espécie:
Contrato
Função:
Prestação de Serviços
Tipologia:
Contrato de prestação de serviços
ARQUIVISTAS
DE MADRID
Tipo documental: Contrato de
prestação de serviço
Denominação:
Contrato de Serviço
Definição: É UM ACORDO FIRMADO ENTRE AS PARTES PRA PRESTAÇÃO DE
SERVIÇOS (Contrato Firmado entre Cacharq e Empresa de publicidade para
disponibilização de um rótulo de Cachaça)
Código: 004 (Acordos, ajustes,
contratos, convênios)
1 - Características Externas:
Classe: 000 Administração Geral
Suporte: Papel
Gênero: Textual
Formato: Folha
Forma: Original
Língua: Português
2 - Produtor: Agência de
Publicidade
3 - Legislação: Normas Padrões da Atividade Publicitária, Código Civil
4 - Trâmite: Departamento Jurídico
para validação de cláusulas
6 - Ordem da Série: Alfabética por contratos realizados
7 - Conteúdo:
Pessoas: Empresa de Publicidade e
Cacharq
Assuntos: propaganda, promoção,
merchandising e eventos
8 -
Vigência: Enquanto estiverem fazendo a propaganda
9 - Expurgo:
Guarda permanente
NOTA
FISCAL:
PROJETO
DE ELABORAÇÃO (MADRID)
1.
Tipo documental
-
Denominação: PROJETO DE ELABORAÇÃO DE TRABALHO
-
Definição: Um projeto em "negócio" e ciência é normalmente definido
como um empreendimento colaborativo, frequentemente envolvendo pesquisa ou
desenho, que é cuidadosamente planejado para alcançar um objetivo particular
- Código:
--
- Características
externas:
• GÊNERO: Textual
• FORMATO: Folha A4
• SUPORTE: Papel
• FORMA: Original
2.
Produtor:
AGÊNCIA DE PUBLICIDADE
3.
Destinatário: Cliente
4.
Legislação:
Normas Padrão da Atividade Publicitária, ISO 10006: 1997, de projeto
5.
Trâmite: A
unidade de publicidade cria o documento (PROJETO) e ele é passado para os
clientes
6.
Documentos
básicos que compõe o expediente: O documento deve ter os serviços prestados
pela agência de publicidade, uma cópia autêntica do cartório, cnpj da empresa,
assinatura do contratante
7.
Ordenação da
série: Alfabética por contratos realizados
8.
Conteúdo:
- Pessoas:
Empresa agência de publicidade
- Assuntos:
propagandas relacionado ao produto ou referente ao rótulo, merchandising e
eventos
9.
Vigência:
Enquanto estiverem utilizando
10. Expurgo:
Guarda permanente, como administração geral
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